Управление офисной печатью

Услуги по управлению парком принтеров ориентированы, в первую очередь, на организации с территориально распределенной структурой, особенностью которых является наличие большого количества филиалов. 

Услуги УОП (управление офисной печатью) , за рубежом более распространено англоязычное название MPS (Managed Print Services). УОП - подразумевает централизованное управление и обеспечение бесперебойной работы парка оборудования печати и копирования (принтерами, МФУ, копировальными аппаратами и факсами) - по единым фиксированным ценам, уровню сервиса и времени решения проблем с оборудованием, как в головном офисе, так и в филиалах компании .

Этапы внедрения УОП от компании «Оргтехника Плюс»:

  1. SLA (Service level agrement) – подписывается соглашение о единых ценах и уровне сервиса аутсорсера: времени реакции на инцидент, максимальное время продолжительности ремонта, срок поставки расходных материалов, финансовой ответственности за нарушение соглашений.
  2. Контроль. Аутсорсинговая компания берет под свой контроль парк принтеров. Все данные о заявках пользователей Заказчика фиксируются в учетной онлайн-системе Исполнителя;
  3. Аудит. Цель аудита - сбор данных по каждой единице печатающей техники. Для получения информации о объеме печати , ежемесячной нагрузке, техническом состоянии. Проводится инвентаризация техники;
  4. Анализ. На основании данных аудита проводится оценка эффективности имеющегося парка, выделяются «узкие» места, где техника работает с перегрузкой или недогрузкой. Оценивается общий бумажный документооборот предприятия;
  5. Оптимизация. Выдаются рекомендации Заказчику о оптимальной структуре или стандартизации парка принтеров в соответствии с рациональным использованием техники, в зависимости от: документооборота Заказчика, производительности оргтехники, стоимости отпечатка. Выдаются рекомендации по снижению общей стоимости затрат на парк оргтехники;
  6. Обслуживание. Составление и внедрение графика планово-технического обслуживания и ремонта техники. График составляется с учетом нагрузки конкретного аппарата.

Существует 2 вида УОП:

  • УОП на базе «покопийного ценообразования» - Оплата за копию (отпечаток, оттиск) или как еще называют кликовый контракт – это схема, при которой в стоимость 1 копии включены все затраты Исполнителя (все расходные материалы (без бумаги), запчасти , сервисные работы, а также транспортные и логистические). Оплата услуг Исполнителя производится 1 раз в месяц, после  выписки счета с подробной расшифровкой по количеству произведенных копий на каждом аппарате, где стоимость 1 отпечатка умножается на их количество. Последние годы, в России, спрос на услуги оплаты за отпечаток, стремительно растет. 
  • Покопийное ценообразование УОП
    Преимущества Недостатки
    1. Отсутствие затрат на расходные материалы и запчасти: картриджи, тонеры и пр. Не нужно тратить время на заказ и содержание склада расходных материалов;
    2. Отсутствие затрат на услуги: ремонт, транспортные и пр.;
    3. Отсутствие непрогнозируемых затрат на ремонт оборудования;
    4. Прозрачность - оплачиваются только реально сделанные отпечатки/копии;
    5. Легкость мониторинга работы Исполнителя. Все заявки на ремонт отражаются в учетной системе. Нет необходимости постоянно сверять стоимость работ, расходных материалов и запчастей на разные виды оборудования, так как все включено в стоимость отпечатка.
    1. Пока еще малая известность данного вида сервиса для Заказчика.
  • УОП на базе ежемесячного абонентского обслуживания (ЕАО) – Заказчик ежемесячно оплачивает фиксированную стоимость за единицу оборудования. В стоимость услуг включены все услуги Исполнителя по ремонту оборудования  (кроме заправки и восстановления картриджей) и транспортные расходы. Расходные материалы и запчасти для ремонта оплачиваются отдельно.
    Ценообразование УОП на базе ЕАО
    Преимущества Недостатки
    1. Известность и понятность данного вида услуг для Заказчика;
    2. Фиксированная оплата позволяет сэкономить при возникновении дорогостоящих ремонтов.
    1. Необходимость Заказчика самостоятельно осуществлять заказ и учет расходных материалов. Содержание склада расходных материалов;
    2. Существенно большая, по сравнению с «покопийным ценообразованием», потеря рабочего времени Заказчика для мониторинга работ Исполнителя, согласования цен, доставки  расходных материалов в филиалы;
    3. Возможность возникновения непрогнозируемых затрат на ремонт оборудования.

Мы оказываем услуги в Екатеринбурге, Свердловской Области и других субъектах Российской Федерации. Узнайте 10 преимуществ работы с нами.

Позвоните прямо сейчас в департамент развития аутсорсинговых услуг по номеру (343) 221-36-47 (48, 49)
или заполните форму обратной связи для того, чтобы мы смогли рассказать о том, как мы сможем быть полезны Вашему бизнесу.